以下是一些办公室接电话的礼仪常识：

及时接听

• 一般应在电话铃响三声之内接听，若超过三声，需向对方道歉，如 “对不起，让您久等了”.
• 即使手头有重要工作，也不能让电话长时间响铃而不接，这会给对方留下不好的印象，甚至可能错失重要信息.

自报家门

• 拿起电话后，应清晰地说出自己的全名以及所在单位或部门名称，例如 “您好，这里是 XX 公司 XX 部门的 XXX”.
• 这样可以让对方迅速确认是否打对电话，同时也体现了专业和礼貌 。

确认对方

• 如果对方没有主动介绍自己，应礼貌地询问 “请问您是哪位？”.
• 当对方说明来电目的是找某位同事时，若同事在旁边，应说 “请稍等”，然后用手掩住话筒，轻声招呼同事接电话；若同事不在，需告知对方，并询问是否需要留言转告.

保持良好的态度和声音

• 面带微笑，虽然对方看不到，但微笑会使声音更亲切、温情，给对方留下良好的印象.
• 声音要清晰明朗、吐字清脆，音量适中，避免过大或过小，同时要注意语调平稳柔和、安详，不能叼着香烟、嚼着口香糖或吃东西等，以免影响声音和态度.

认真倾听与记录

• 接听电话时要集中精力，仔细倾听对方讲话，可不时用 “嗯”“是”“对” 等词语回应，表示在认真倾听.
• 在手边准备好纸和笔，随时记录重要信息，牢记 5W1H 技巧，即 When（何时）、Who（何人）、Where（何地）、What（何事）、Why（为什么）、HOW（如何进行），确保记录简洁又完备.

避免随意转接电话

• 尽量自己处理所接的电话，只有在万不得已的情况下才转给他人.
• 如需转接，应先向对方解释原因，征得对方同意后再转接，并告知对方转接的对象和预计等待时间等.

注意电话中止时间

• 如果在接电话过程中需要查阅资料等而中止电话，动作要迅速，并礼貌地向对方说明情况，如 “您是稍候片刻，还是过一会儿我再给您打过去？”.
• 让对方等候时，若有等候键可按下等候键；若无等候键，需把话筒轻轻放在桌子上，且每隔一会儿拿起电话向对方说明进展，并在查找完毕后向对方道歉.

结束通话的礼仪

• 一般应由打电话的一方提出结束通话，然后彼此客气地道别，说 “再见”“谢谢您的来电” 等，等对方挂断电话后，再轻轻放下话筒，不可 “啪” 的一声挂断电话.
• 如果是自己需要结束通话，也应礼貌地向对方说明原因，征得对方同意后再结束通话 。

特殊情况处理

• 遇到推销电话等，也要有礼貌地拒绝，避免态度恶劣.
• 若在通话时又有电话打进，可选择合适词语让通话人稍候，然后拿起另一部电话告知打进者稍等，若打进者的事情较紧急，需先处理紧急事务，并向正在通话的人说明情况，取得其理解.